当事務所の「経理アプリ」のご紹介｜出納帳・請求書・レシート・給与を、スマホひとつで事務所とやりとりできます
この記事でわかること
当事務所では、顧問先のお客様とのやりとりに、自前で開発した「経理アプリ」を使っています。お客様はスマホかパソコンのブラウザで開くだけで、出納帳の入力、請求書やレシートの提出、事務所からのお願いへの回答、月次の数字の確認ができます。
この記事では、実際の画面とあわせて、経理アプリで何ができるか、毎月の流れがどう変わるか、費用や安全面はどうなっているかをご紹介します。
経理アプリは機能が多いため、全部をそのままお渡しすることはしていません。お客様ごとに本当に使うものだけに絞り、会社に合わせて設定したうえでご提供しています。
また、アプリの利用を望まれない方や、スマホやパソコンの操作に慣れていない方には導入していません。これまでどおりのやりとりで業務を行います。
会社ごとの設定にはそれなりの手間をかけますが、経理アプリは顧問契約の一部としてご提供しています。別の料金体系はありません。
経理アプリとは
- 当事務所が自分で設計・開発し、運用しているウェブアプリです。顧問先のお客様専用で、一般には公開していません
- アプリのインストールは不要です。スマホやパソコンのブラウザで開きます。スマホの「ホーム画面に追加」をしておくと、アプリのように開けます
- ログインはメールアドレスとパスワードです。事務所からご案内のメールをお送りし、パスワードを設定していただきます
- お知らせや質問はLINEでも届きます。アプリを開いていなくても、やることに気付けます
- 会計ソフトへの登録は事務所側で行います。お客様が会計ソフトを操作する必要はありません
触ってみる（デモ）
実際にどう動くかを、下の画面で操作してみてください。架空の会社のデータで、本物のアプリと同じ流れを再現したデモです。何を押しても、どこにも送信されません。
・ホームの「9月分の現金出納帳」を開いて、1行追加して「提出する」
・「スマホスキャン」でレシートを撮って、「送りました」を押す
・「事務所からの依頼」に一言で回答する
・メニューから「月次推移・試算表」を開いて、「試算表」を押す
毎月の流れ
ホームの「毎月のこと」には、今月やることが対象月付きで並びます。たとえば次のような行です。
- 9月分の現金出納帳の入力・提出
- 9月分の売上請求書の添付
- 9月分のレシート・領収書の送付
それぞれ、提出や「送りました」を押すと「済み」になります。全部が済むと事務所が記帳に着手し、月が替わってすぐに試算表をお届けします。締切は対象月の翌月7日です。
ホームには「事務所からの依頼」も並びます。「この入金の内容を教えてください」「この契約書を添付してください」といったお願いが届き、アプリ上で回答や添付ができます。回答が済むと依頼は自動で完了になります。
できること
ホーム、レシートの送付、依頼事項への回答はどの会社でも使います。現金出納帳、売上請求書の添付、月次推移、給与関連などは、会社の状況に合わせてONにします。使わない会社のメニューには出ません。
レシート・領収書
スマホで撮るか、スキャナーで読み取って送ります。スマホ撮影は、アプリ内のカメラでレシートに向けるだけです。撮った画像は自動で読み取られ、事務所側で仕訳の候補になります。
読み取りの経路にも気を配っています。レシートの輪郭を見つける処理はお客様のスマホの中で完結し、撮った画像は当事務所内に置いたサーバーが受け取ります。文字の読み取りは、そのサーバーから、入力内容が学習に使われないことを契約で確認した生成AIに限って行います。画像が外部の不特定のサービスに流れることはありません。詳しくは当事務所の生成AIの使い方とAI・クラウドの利用方針をご覧ください。
事務所からの依頼事項
記帳の途中で確認が必要になったものは、1件ずつアプリとLINEでお届けします。「売上です」「個人の支払いです」の一言で回答できますし、必要ならファイルを添付できます。質問は出てきたその都度お送りするので、月末にまとめて届くことは少なくなります。
現金出納帳
ご自身の財布や交通系ICカード、個人のカードで払った事業の支出を、1行ずつ入力します。列は「年月日・勘定科目・摘要・支払金額」の4つだけです。勘定科目が分からなければ空欄で構いません。事務所で入れます。
その月の分が揃ったら「提出する」を押します。提出された出納帳は、事務所で確認したうえで会計ソフトに登録されます。これまで紙の出納帳や表計算ソフトで管理されていた方は、それが不要になります。
売上請求書の添付
発行した請求書の控え（PDFや写真）を、対象月を選んで添付します。まとめて複数枚を選べます。「提出する」を押すと事務所に通知が届き、売上の記帳が始まります。
月次推移
記帳が終わると、売上や経費、資産や負債の推移を月ごとに並べて確認できます。年度と期間を選んで絞り込めます。試算表と「どこを見ればよいか」の説明は、記帳が終わった月ごとにお届けします。
会社ごとに選んで使う機能
次の機能も、会社の状況に合わせてONにします。
給与計算・賞与計算（会社で行う機能）
お客様の会社で、従業員の給与・賞与を計算するための機能です。会社のご担当の方が基本給や手当を入れると、社会保険料や所得税が自動で計算され、支給控除一覧表と賃金台帳ができます。
当事務所は給与計算を行いません。会社で確定された結果を受け取って、給与の記帳を行います。
従業員の方にはそれぞれアカウントを発行し、ご自身の給与明細をスマホで見られます。年末調整の申告書もアプリで提出できます。
従業員の立替経費
従業員の方が立て替えた経費を、レシートを撮って登録します。日付・金額・店名は自動で読み取られます。会社の経理担当の方は一覧で確認し、締切を過ぎたものは自動で確定します。精算額の集計と記帳はアプリから事務所につながるので、紙の精算書やExcelへの転記はなくなります。
出張報告書
出張した日の行に出張先と区分を入れて提出すると、日帰り・宿泊の日当が自動で集計され、記帳につながります。
シフト・勤怠、給与明細の提出
シフト制の会社では、従業員のシフト希望の提出、シフト表の公開、勤怠の集計までをアプリで行えます。集計した結果は、会社で行う給与計算にそのまま使えます。
給与計算を社会保険労務士などに委託している場合は、届いた給与明細のPDFをアプリで提出していただくだけで、事務所が給与の記帳を行います。
費用と導入の手間
- 経理アプリは顧問契約の一部としてご提供しています。会社ごとの設定の手間も含めて、顧問料の中で行います
- 導入時は、事務所がお客様の状況に合わせて使う機能だけを選んで設定し、使い方をご説明します。最初にお願いするのは「ログインする」「ホームを見る」の2つだけです
- アプリの利用を望まれない方、スマホやパソコンの操作に慣れていない方には導入しません。これまでどおりのやりとりで業務を行います
- 顧問先向けの使い方の説明書も、会社ごとにお作りしています
情報の守り方
- 通信は暗号化されています。お客様のデータは、お客様ご自身と当事務所だけが見られます。他のお客様のデータが見えることはありません
- データは毎日複数回バックアップしています
- マイナンバーはアプリで収集しません
- レシートの読み取りや仕訳の候補づくりに使う生成AIは、入力内容が学習に使われないことを確認したサービスに限っています。詳しくはAI・クラウドの利用方針をご覧ください
よくいただく質問
- パソコンが苦手でも使えますか
- スマホで「撮る」「押す」ができれば使えます。出納帳の入力も4列だけです。最初の設定は事務所で行い、使い方は面談でご説明します。
- 今の会計ソフトやスキャナーはどうなりますか
- 会計ソフトはこれまでどおり事務所側で使います。スキャナーをお持ちの方はそのまま使えます。アプリはそれらを置き換えるものではなく、お客様と事務所の間のやりとりをまとめる場所です。
- 途中からでも使えますか
- 使えます。これまでの資料の送り方から切り替える際は、どの月から切り替えるかを決めて、事務所で過去分を整えます。
おわりに
経理アプリを作った理由は、お客様に「何をいつまでに出せばよいか」を迷わせないこと、そして事務所とのやりとりを月末にまとめず、その都度短く済ませることです。
経理のやりとりを楽にしたい方は、お問い合わせフォームまたはお電話でご相談ください。初回のご相談で、今の資料の流れをお伺いした上で、どの機能をどう使うかをご提案します。